जमाखर्चाचे नियोजन आणि अकाउंटिंग (Accounting )

व्यवसाय चालू केल्यानंतर किंवा व्यवसाय चालू असताना सर्वात महत्वाची गोष्ट म्हणजे येणाऱ्या पैशाचा आणि जाणाऱ्या पैशाचा हिशोब ठेवणे यालाच आपण इंग्लिश मध्ये अकाउंटिंग (Accounting ) असे म्हणतो.

जेवढे महत्व शेतामध्ये पाण्याचे असते, जेवढे महत्व एका छोट्या मुलाला आपल्या आईचे असते तेवढेच महत्व व्यवसायामध्ये Accounting ला आहे.

जर तुम्ही व्यवसायामधील येणाऱ्या आणि जाणाऱ्या पैशाचे तसेच व्यवसायामधील खरेदी विक्रीचे आणि खर्चाची नोंद किंवा हिशोब नाही ठेवले तर व्यवसायामध्ये नफा आहे की तोटा हे निश्चित करणे तुम्हाला पण खूप अवघड जाईल.
तुम्हाला माहिती आहे, मारवाडी आणि गुजराथी लोक आज व्यवसायामध्ये यशस्वी का आहेत कारण ते लोक मंदिरा समोरील भिकाऱ्याला एक रुपया दान म्हणून देत असतील तर ते त्याची नोंद हिशोब वहीमध्ये  “एक रुपया दान दिले” म्हणून लिहतात, एक एक रुपयांचा हिशोब ते ठेवतात.

व्यवसाय कोणता का असेना व्यवसायामध्ये पहिल्या दिवसापासून सर्व व्यवहारांच्या नोंदी ठेवणे अत्यंत महत्वाचे आहे. याचेच महत्व पटवून देण्यासाठी मी Accounting च्या तीन नियमांचा थोडक्यात आढावा सांगणार आहे. हे तीन नियम तुम्हाला समजले तर नक्कीच तुम्हाला व्यवसायामध्ये जमाखर्चाचे महत्व काय आहे हे कळेल.

1) पहिला नियम:

Debit the Receiver,
Credit the Giver.

व्यवसाय म्हंटला की घेणारा आणि देणारा ह्या दोघांना खूप महत्व आहे, समजा तुम्ही व्यवसायाचे मालक आहात असे समजले तर तुम्ही ज्या व्यक्तीकडून माल घेता तो तुमचा सावकार असतो आणि तुम्ही ज्या व्यक्तींना वस्तू किंवा सेवा विकता तो तुमचा ग्राहक असतो.

आता तुम्ही सावकाराकडून माल घेत असाल तर तो माल किती रुपयांचा घेतला, किती घेतला, त्या मालावर Tax किती भरला, तो माल कोणत्या तारखेला घेतला इत्यादी गोष्टींची माहिती तुम्हाला असणे खूप गरजेचे आहे. तसेच तुम्ही कोणत्या ग्राहकाला कोणता माल किती किमतीला विकला याची नोंद तुमच्याकडे असणे सुद्धा गरजेचे आहे.
भविष्यामध्ये कोणाला किती देणे बाकी आहे किंवा कोणत्या ग्राहकाकडून किती पैसे येणे बाकी आहेत याचा आढावा घेण्यासाठी तुम्ही ठेवलेल्या हिशोबाच्या नोंदीचा खूप उपयोग होतो. जर अशी नोंद तुमच्या कडे नसेल तर होणाऱ्या दुष्परीनामाला तुम्हाला सामारे जावे लागते.

2) दुसरा नियम:

Debit what comes in,
Credit what goes out.

याचा साधा आणि सोपा अर्थ आपण येणारा पैसा आणि जाणारा पैसा असा लावू शकतो पण किती पैसे आले आणि आलेले पैसे कुठे गेले याची नोंद तुम्ही नाही ठेवली तर व्यवसायामध्ये कोणताच पैसा टिकणार नाही.

उदाहरणासाठी आपण पाहिले तर ABC या ग्राहकाकडून तुम्हाला एक हजार रुपये आले, त्या एक हजार रुपयांमधील शंभर रुपये तुम्ही E ला दिले, त्यानंतर दीडशे रुपये तुम्ही F ला दिले, त्यानंतर पंच्याहत्तर रुपये तुम्ही G ला दिले त्यानंतर एकशे ऐशी रुपये तुम्ही I ला दिले. हा सर्व व्यवहार तुम्ही करता पण त्याच्या पंधरा दिवसानंतर तुम्हालाच लक्षात येत नाही की तुम्ही कुणाला नक्की किती पैसे दिले आणि कशासाठी दिले. म्हणून ह्या खर्चाची नोंदी जर तुम्ही प्रत्येक दिवसाला ठेवल्या तर कुणाला किती आणि कशासाठी पैसे दिले हे तुम्ही नक्कीच सांगू शकता.

3) नियम तीन:

Debit all Expenses & Losses,
Credit all Incomes & Gains.

खर्च आणि नफा ह्या व्यवसायाच्या नफा तोटा पत्रकातील दोन अविभाज्य बाजू आहेत. व्यवसायामध्ये अनेक खर्च असतात ते खर्च वेळेनुसार बदलत असतात उदारणार्थ,

इलेक्ट्रिसीटी खर्च,
पगार खर्च,
जाहिरात खर्च,
वाहतूक खर्च,
दुरुस्ती खर्च, इत्यादी

ह्या सर्व खर्चांची नोंद वेळच्या वेळेस ठेवणे महत्वाचे असते. तसेच इतर घटकापासून तुम्हाला नफा होत असेल तर त्याचीही नोंद वेळच्या वेळी ठेवणे गरजेचे आहे.

जर तुम्ही ह्या सर्व खर्चाच्या नोंदी नाही ठेवल्या तर कोणाला किती पैसे दिले आणि किती तारखेला दिले ह्याचा मेळ घालणे तुम्हाला भविष्यामध्ये खूप कठीण होवून बसेल म्हणून जर भविष्यामध्ये होणाऱ्या त्रासाला टाळायचे असेल तर वेळोवेळी सर्व खर्चाच्या नोंदी ठेवल्या तर व्यवसायामध्ये ते यशाचे पाऊल असेल.

आता हा खर्च कसा आणि कोणत्या प्रकारे लिहायचा हा प्रश्न तुम्हाला नक्कीच पडला असणार म्हणून अत्यंत सोप्या भाषेमध्ये व्यवसायाचे अकाउंटिंग ( Accounting ) कसे केले जावू शकते हे मी सांगणार आहे.

अकाउंटिंग ( Accounting ) करण्यासाठी तुम्हाला पुढील जमाखर्चाच्या वह्या तयार कराव्या लागतील. साधारणतः ह्या वह्या सर्व प्रकारच्या व्यवसायासाठी उपयोगी ठरतील त्या पुढीलप्रमाणे,

कॅश बुक ( Cash Book ):

कॅश बुक म्हणजे रोज येणाऱ्या आणि जाण्याऱ्या पैशाची नोंद करण्यासाठी याचा उपयोग केला जातो. सर्वप्रथम ह्या कॅश बुक मध्ये तुम्हाला दोन बाजू तयार कराव्या लागतील,  एक जमेची बाजू म्हणजे आलेल्या पैशाची बाजू आणि दुसरी खर्चाची बाजू म्हणजे गेलेल्या पैशाची बाजू. ह्या दोन्ही बाजूमध्ये मध्ये तुम्ही तारखेप्रमाणे कुणाकडून किती पैसे आले आणि कुणाला किती आणि कशासाठी पैसे दिले याची नोंद करू शकता.

खरेदी रजिस्टर ( Purchase Book ):

व्यवसायामध्ये विक्री करण्यासाठी तुम्ही काही वस्तूंची खरेदी केलेली असते अशा वस्तूंची नोंद तुम्हाला खरेदी रजिस्टर मध्ये करावी लागते ह्या रजिस्टर मध्ये पुढील गोष्टी लिहणे गरजेचे आहे,

-वस्तू किंवा माल किती तारखेला खरेदी केला
-वस्तू किंवा माल कोणाकडून खरेदी केला
-कोणत्या प्रकारच्या वस्तू किती प्रमाणात खरेदी केल्या
-माल रोख खरेदी केला की उधार खरेदी केला
-जर चेक मधून पैसे दिले असतील तर त्या बँकेचे नाव आणि चेक नंबर
-Tax किती भरला आहे याची नोंद

वरील सर्व गोष्टींच्या नोंदी तुम्हाला खरेदी रजिस्टरमध्ये ठेवाव्या लागतील.

विक्री रजिस्टर ( Sales Book ):

व्यवसायामध्ये ज्या वस्तू किंवा सेवांची तुम्ही विक्री करता त्या सर्व विक्री केलेल्या वस्तूंच्या नोंदी तुम्हाला या रजिस्टर मध्ये ठेवाव्या लागतात, ह्या रजिस्टर मध्ये काय काय लिहले जाते ते पुढीलप्रमाणे दिले आहे

-कोणत्या वस्तू किंवा सेवा विक्री केल्या
किती वस्तू विक्री केल्या
-कोणत्या तारखेला वस्तू किंवा सेवा विक्री केल्या
-कोणात्या ग्राहकाला वस्तू किंवा सेवा विक्री केल्या
-वस्तू उधारीवर विकल्या का रोखीवर विकल्या
ग्राहकाकडून किती पैसे आले
-ग्राहकाकडून Tax किती घेतला

ह्या सर्व गोष्टींच्या नोंदी तुम्हाला विक्री रजिस्टर मध्ये करणे खूप गरजेचे आहे.

बँक बुक ( Bank Book ):

नावाप्रमाणेच तुम्हाला लक्षात आले असेल ह्या रजिस्टर मध्ये काय लिहायचे आहे, तरी पण पुढील गोष्टी न विसरता या रजिस्टर मध्ये लिहणे खूप गरजेचे आहे.

-कोणाकडून चेक आले त्याची नोंद करणे
-कोणाला चेक दिले त्याची नोंद करणे
-बँकेमध्ये किती कॅश भरली व कशासाठी भरली त्याची नोंद ठेवणे
-बँकेमधून किती कॅश काढली व कशासाठी काढली याची नोंद ठेवणे
-एका बँकेतून दुसऱ्या बँकेत कशासाठी पैसे भरले त्याची नोंद ठेवणे
-एखाद्या ग्राहकाने बँकेमध्ये कॅश भरली असेल तर त्याची नोंद ठेवणे.

वरील सर्व गोष्टींच्या नोंदी तुम्ही वेळच्या वेळेला बँक बुक मध्ये लिहल्या तर तुम्हाला बँकेतून झालेले सर्व व्यवहाराचे हिशोब पाहणे खूप सोपे जाईल.

खर्चाचे रजिस्टर :

व्यवसायामध्ये वर सांगितल्या प्रमाणे अनेक खर्च असतात ह्या खर्चाच्या नोंदी तुम्ही ह्या रजिस्टर मध्ये लिहू शकता. हे खर्च कशाप्रकारे लिहायचे ते पुढीलप्रमाणे पहा,

-कोणता खर्च कोणत्या कारणासाठी केला
-खर्चाचे पैसे किती तारखेला दिले
-पैसे कोणाला दिले
-खर्चाचे पेमेंट कॅश मध्ये दिले का बँकेतून दिले त्याची नोंद करणे

मालमत्तेचे पुस्तक ( Asset Book ):

व्यवसायामध्ये अनेक वेळा तुम्ही मालमत्ता खरेदी करता त्यालाच इंग्लिश मध्ये Fixed Asset असे म्हणतात ह्या Fixed Asset खरेदी केल्या नंतर त्याची नोंद खरेदी रजिस्टरमध्ये न करता Asset Book मध्ये करावी लागते जेणेकरून तुम्हाला व्यवसायामध्ये किती Asset आहेत हे समजतील.

सावकार व ग्राहकांचे रजिस्टर ( Creditors & Debtors Register ):

तुम्ही ज्यांच्या कडून वस्तू किंवा माल खरेदी करता त्यांना सावकार ( Creditors ) असे म्हणतात अशा सावकारांकडून घेतलेल्या मालाचा तपशील आणि त्यांना दिलेले पैसे यांची नोंद तुम्हाला ह्या रजिस्टर मध्ये करावी लागते जेणे करून आपल्याला वेळोवेळी कोणत्या सावकाराला किती पैसे देणे बाकी आहेत हे समजते तसेच तुम्ही ज्या ग्राहकांना वस्तू किंवा सेवा विकता अशा ग्राहकांकडून आलेल्या पैशाची नोंद तुम्ही ग्राहक रजिस्टर मध्ये करू शकता त्यामुळे कोणत्या ग्राहकाकडे किती उधारी बाकी आहे याचा अंदाज तुम्हाला बांधता येईल.

वरील रजिस्टर काय आहेत आणि कशाप्रकारे लिहायचे याचा तुम्हाला थोडक्यात अंदाज आला असेल, तसेच व्यवसायाच्या स्वरूपानुसार तुम्ही ह्या व्यतरिक्त तुम्हाला सोयीस्कर अशी रजिस्टर तयार करू शकता उदाहरणार्थ,

-Stock रजिस्टर
-पगार ( Salary ) रजिस्टर
-कर्जाचे रजिस्टर
-कामगारांच्या हजेरीचे रजिस्टर
-खरेदीदाराला वस्तू किंवा माल परत पाठवला असेल तर त्या पाठवलेल्या मालाचे रजिस्टर
-ग्राहकाकडून वस्तू किंवा माल परत आल्या असतील तर त्या आलेल्या मालाचे रजिस्टर

वरील प्रकारच्या रजिस्टर व्यतिरिक्त तुमच्या व्यवसायाच्या स्वरूपानुसार आणि व्यवहारानुसार तुम्ही वेगवेगळे रजिस्टर तयार करू शकता. हे सर्व रजिस्टर तयार करण्याचा एकच उद्देश आहे आणि तो म्हणजे व्यवसायातील प्रत्येक व्यवहारामध्ये पारदर्शकता आणणे.

त्याचबरोबर हे अकाउंटिंग ( Accounting ) करण्यासाठी बाजारामध्ये मध्ये बरीच सॉफ्टवेअर उपलब्ध आहेत ह्या सॉफ्टवेअर च्या माध्यमातून तुम्ही कॉम्पुटरवर व्यवसायाचे अकाउंटिंग करू शकता. सॉफ्टवेअर च्या माध्यमातून तुम्ही जमाखर्चाच्या नोंदी ठेवल्या तर तुमचे काम आणखी सोपे होवून जाईल.

तुम्ही व्यवसायातील व्यवहारांच्या नोंदी म्हणजे अकाउंटिंग ( Accounting ) वेळच्या वेळेला पूर्ण केले तर त्याचे फायदे तुम्हाला नक्कीच होणार आहेत चला मग पाहूया काय आहेत ते फायदे

अकाउंटिंग ( Accounting ) चे  फायदे:

1) व्यवसायाची कामगिरी मोजण्यासाठी:

तुम्ही जर व्यवसायातील सर्व व्यवहारांच्या नोंदी ठेवत असाल तर नक्कीच व्यवसाय कोणत्या दिशेला चालला आहे हे तुम्हाला निदर्शनास येईल. व्यवसायामध्ये नफा आहे का तोटा ये तुम्हाला पटकन लक्षात येईल.

2) निर्णय घेण्यासाठी:

व्यवसायामध्ये बरेचशे निर्णय हे त्याच्या सध्य स्थिती मध्ये असलेल्या व्यवसायाच्या कामगिरीवर अवलंबून असतात. तुम्हाला जर समोर आकडे दिसत असतील तर निर्णय घेताना तुम्हाला त्या आकड्यांचा खूप उपयोग होतो.

3) व्यवसायामध्ये होणारी फसवणूक रोखण्यासाठी:

बऱ्याच वेळेला असे होते की तुम्ही खरेदीदाराला पैसे दिलेले असतात पण खरेदीदार म्हणत असतो पैसे मिळाले नाहीत, बऱ्याच वेळेला असे होते की काही ग्राहकांकडून पैसे येणे बाकी असतात पण ग्राहक पैसे दिले असे खोटे दर्शवत असतात, तसेच बऱ्याच वेळेला असे होते की तुम्ही व्यवसायाच्या खर्चासाठी तुमच्या कामगाराला पैसे दिलेले असतात पण व्यवहाराची नोंद न ठेवल्यामुळे हिशोब काय आहे हे समजायला तुम्हाला बरेच कष्ट घ्यावे लागतात. ह्या समस्या उद्भवू नयेत म्हणून वेळच्या वेळेला तुम्ही हिशोबाच्या वह्या पूर्ण केल्या तर व्यवसायातील फसवणूक तुम्हाला निश्चितच रोखता येईल.  

4) कर ( Taxation ) साठी उपयोग:

व्यवसायाच्या स्वरूपानुसार तुम्हाला वेगवेगळ्या करांचा हिशोब ठेवावा लागतो, यामध्ये VAT, Service Tax, Excise, TDS आणि Income Tax समाविष्ट आहेत. तुम्हाला व्यवसायाला जे कर लागू आहेत त्यांचे Returns तुम्हाला वेळच्या वेळेला भरावे लागतात. तुम्ही जर व्यवहारांच्या नोंदी व्यवस्थीत ठेवल्या असतील तर तुम्हाला कर भरताना किंवा करांचे Returns करताना त्रास होणार नाही.

-Blog written by
Mayur Raj Shah®