1. विषय निश्चिती:

• प्रथम कोणत्या विषयावर पत्रव्यवहार करायचा आहे हे ठरवले जाते.
• विषयाची पार्श्वभूमी, कारणे आणि आवश्यकता स्पष्ट केली जाते.

2. मसुदा तयार करणे:

• संबंधित अधिकारी किंवा कर्मचारी पत्रव्यवहाराचा मसुदा तयार करतात.
• मसद्यामध्ये विषयाची मांडणी, तपशील, आवश्यक कागदपत्रे, आणि संदर्भ नमूद केले जातात.

3. मंजुरी:

• तयार केलेला मसुदा संबंधित विभाग प्रमुख/अधिकारी यांच्याकडे मंजुरीसाठी पाठवला जातो.
• अधिकारी मसुद्याची तपासणी करून आवश्यक बदल सुचवतात किंवा मंजुरी देतात.

4. टायपिंग आणि प्रिंटिंग:

• मंजूर झालेला मसुदा टायपिंग करून त्याची प्रिंट काढली जाते.
• पत्रावर आवश्यक त्या ठिकाणी सही (signature) आणि शिक्का मारला जातो.

5. नोंदणी:

• तयार केलेल्या पत्राची नोंदणी कार्यालयातील registro मध्ये केली जाते.
• पत्राला एक विशिष्ट क्रमांक दिला जातो, ज्यामुळे भविष्यात पत्र शोधणे सोपे होते.

6. वितरण:

• नोंदणीकृत पत्र संबंधित विभागाला किंवा व्यक्तीला पाठवले जाते.
• जर पत्र इतर मंत्रालयांना किंवा कार्यालयांना पाठवायचे असेल, तर ते आवश्यक त्या पत्त्यावर पाठवले जाते.

7. अभिलेख जतन:

• पत्रव्यवहाराची प्रत (copy) कार्यालयात जतन करून ठेवली जाते.
• आवश्यकतेनुसार, ही प्रत पाहता येते किंवा वापरता येते.