पालिकेचे टेंडर मिळवण्यासाठी काही विशिष्ट नियम आणि प्रक्रिया असतात, जे साधारणपणे खालीलप्रमाणे आहेत:

1. टेंडरची जाहिरात आणि उपलब्धता:
   • पालिका विविध कामांसाठी (उदा. बांधकाम, देखभाल, सेवा पुरवठा) टेंडर काढते. या टेंडरची जाहिरात वर्तमानपत्रात, पालिकेच्या अधिकृत संकेतस्थळावर किंवा महाराष्ट्र सरकारच्या सार्वजनिक बांधकाम विभागाच्या संकेतस्थळावर (उदा. www.mahatenders.gov.in) प्रसिद्ध केली जाते.
   • इच्छुक ठेकेदार किंवा पुरवठादार हे टेंडर नोटीसमध्ये नमूद केलेल्या कालावधीत टेंडरची कागदपत्रे डाउनलोड करू शकतात किंवा खरेदी करू शकतात.
2. पात्रता निकष:
   • प्रत्येक टेंडरसाठी विशिष्ट पात्रता निकष (Eligibility Criteria) असतात. यामध्ये कामाचा अनुभव, तांत्रिक क्षमता, आर्थिक स्थिती (उदा. मागील वर्षांची उलाढाल), आवश्यक परवाने (उदा. नोंदणी प्रमाणपत्र, जीएसटी नोंदणी), आणि मनुष्यबळाची उपलब्धता यांचा समावेश असतो.
   • कधीकधी ठेकेदार किंवा पुरवठादार यांच्याकडे विशिष्ट श्रेणीतील नोंदणी असणे आवश्यक असते, जसे की सार्वजनिक बांधकाम विभागातील नोंदणी.
3. टेंडर कागदपत्रे भरणे:
   • ठेकेदारांना टेंडरची कागदपत्रे काळजीपूर्वक वाचून त्यातील सर्व अटी व शर्ती समजून घेणे आवश्यक असते.
   • त्यानंतर, आवश्यक माहिती, तपशील आणि कोटेशन (Quotation) भरून सर्व कागदपत्रे नियमांनुसार तयार करावी लागतात.
   • यामध्ये तांत्रिक बिड (Technical Bid) आणि आर्थिक बिड (Financial Bid) असे दोन भाग असू शकतात, जे साधारणपणे स्वतंत्रपणे सादर केले जातात.
4. सुरक्षा ठेव (Earnest Money Deposit - EMD) आणि टेंडर फी:
   • टेंडर फॉर्म खरेदी करण्यासाठी एक निर्धारित शुल्क (Tender Fee) भरावे लागते.
   • बहुतेक टेंडरसाठी अर्ज करताना सुरक्षा ठेव (EMD) भरावी लागते. हे एक निश्चित रक्कम असते जी बोली लावणारा टेंडरच्या अटी व शर्तींचे पालन करेल याची हमी देते.
5. टेंडर सादर करणे:
   • तयार केलेली टेंडर कागदपत्रे विहित नमुन्यात, निर्धारित वेळेत आणि ठिकाणी सादर करावी लागतात. आता अनेक टेंडर ऑनलाइन (ई-टेंडरिंग) पद्धतीने सादर केली जातात.
   • उशिरा सादर केलेले टेंडर स्वीकारले जात नाहीत.
6. टेंडर उघडणे आणि मूल्यांकन:
   • निर्धारित वेळेनंतर टेंडर उघडले जातात. अनेकदा तांत्रिक बिड आधी उघडले जाते आणि पात्र ठरलेल्या ठेकेदारांचे आर्थिक बिड नंतर उघडले जाते.
   • पालिकेचे संबंधित अधिकारी टेंडरमधील तांत्रिक आणि आर्थिक बाबींचे मूल्यांकन करतात. सर्वात कमी बोली लावणारे आणि सर्व पात्रता निकष पूर्ण करणारे ठेकेदार निवडले जातात.
7. करार:
   • निवडलेल्या ठेकेदार किंवा पुरवठादाराला पालिकेशी करार (Contract) करावा लागतो. या करारामध्ये कामाचा कालावधी, अटी व शर्ती, दंड आणि इतर नियम स्पष्टपणे नमूद केलेले असतात.
   • यावेळी कार्यपूर्ती हमी (Performance Guarantee) देखील सादर करावी लागते.

हे नियम आणि प्रक्रिया पालिकेनुसार किंवा टेंडरच्या प्रकारानुसार थोडे बदलू शकतात. त्यामुळे, प्रत्येक टेंडरच्या नोटीसमध्ये दिलेल्या मार्गदर्शक तत्त्वांचे काळजीपूर्वक पालन करणे महत्त्वाचे आहे.