कोणत्याही सहकारी संस्थेमध्ये अध्यक्ष, सचिव, खजिनदार या पदाधिकाऱ्यांना अनन्यसाधारण महत्त्व असते. संस्थेचे कामकाज सुरळीत चालावे यासाठी या तिघा पदाधिकाऱ्यांना वेगवेगळे महत्त्वाचे अधिकार प्रदान करण्यात आले आहेत.

सहकारी संस्थांच्या कामकाज कार्यपद्धतीमध्ये उपविधींना जसे अनन्यसाधारण महत्त्व आहे तितकेच महत्त्व सहकारी गृहनिर्माण संस्थांमध्ये व्यवस्थापक समिती तथा कार्यकारिणीला असते. त्यातही कार्यकारिणीमधील अध्यक्ष-सचिव-खजिनदार या पदाधिकाऱ्यांनासुद्धा विशेष महत्त्व असते. संस्थेच्या कामकाजावर नियंत्रण ठेवण्याची व सर्व कामे व्यवस्थितपणे वेळेवर पार पाडण्याची जबाबदारी या तिन्ही पदाधिकाऱ्यांवर असते. संस्थेचा कारभार व व्यवहार तसेच संस्थेमधील व संस्थेबाहेरील सर्व कामे या पदाधिकाऱ्यांच्याच सह्य़ांनी होत असतात. बँक, व्यक्ती, संस्था व इतर प्राधिकरणांबरोबर करावयाचे अर्थव्यवहार, येणी-देणी हीसुद्धा अध्यक्ष-सचिव किंवा सचिव-खजिनदार यांच्या सह्य़ांनी होत असतात. इतकेच नाही, तर संस्थेची सभासूचना पत्रे, संस्थेचे सचिव किंवा अध्यक्ष यांच्या स्वाक्षरीने, तर वार्षिक हिशेबपत्रके-ताळेबंद संस्थेच्या अध्यक्ष-सचिव-खजिनदार यांच्या सह्य़ांनी सभेपुढे मंजुरीसाठी ठेवण्यात येतात. त्यामागील कारणे लक्षात घेतल्यास असे दिसून येईल की, संस्थेचे कामकाज चालविणे सुलभ व्हावे, त्याची जबाबदारी केंद्रित व्हावी, कामकाजात एकसू्त्रता राहून विलंब टळावा आणि महत्त्वाचे म्हणजे सभासदांवर चांगल्या प्रकारे नियंत्रण राहून शिस्त पाळली जावी, या दृष्टिकोनातून या तिन्ही पदाधिकाऱ्यांना ज्याप्रमाणे अधिकार प्रदान करण्यात आलेले आहेत, त्याचप्रमाणे त्यांच्यावर जबाबदाऱ्यासुद्धा सोपविण्यात आल्या आहेत. यापूर्वीच्या २१ मार्च २०१४ च्या लेखात व्यवस्थापक समितीच्या जबाबदारीविषयी उपविधींमधील काही संदर्भ देण्यात आले होते. आता या लेखामध्ये पदाधिकाऱ्यांच्या अधिकार व जबाबदारीविषयी विचार करणार आहोत. 

१. अध्यक्ष – महाराष्ट्र सहकारी संस्था अधिनियम, नियम, मंजूर उपविधी यामधील तरतुदींना अधीन राहून संस्थेच्या व्यवस्थापनाबाबत योग्य निर्णय घेणे, व्यवस्थापक समिती सदस्यांकडून कामकाज करून घेणे, त्यांना मार्गदर्शन करण्ेा, संस्थेची कामे वेळेवर होण्याच्या दृष्टीने उपाययोजना करणे, संस्थेच्या कामकाजावर देखरेख करणे व नियंत्रण ठेवणे, गरजेनुसार आपले मत नोंदवून निर्णय देणे, सचिवांकडून कामे करून घेणे इत्यादी सर्वागीण अधिकार अध्यक्षांना असतात. उपविधी क्रमांक १४० नुसार, आकस्मिक अडचणींच्या वेळी अध्यक्ष स्वत:च्या अधिकारात संस्थेच्या हिताला बाधा न पोहोचणारे निर्णय घेऊ शकतात. मात्र, त्याबाबत घेतलेला निर्णय व त्यामागील कारणे लेखी नोंदविणे अध्यक्षांना बंधनकारक असून अशा निर्णयांना समितीच्या त्यापुढील सभेत मंजुरी घेणे व निर्णय कायम करून घेणे याची जबाबदारी अध्यक्षांची आहे.

२. सचिव – अध्यक्षांना जरी मोठय़ा प्रमाणात अधिकार प्राप्त झाले असले तरीही सचिव हे पद अत्यंत महत्त्वाचे व जबाबदारीचे असते. या पदाला सर्व अधिकार प्राप्त झालेले असतात. त्यामुळे, त्या पदावरील व्यक्तीवर मोठय़ा प्रमाणात जबाबदाऱ्या केंद्रित करण्यात आल्या आहेत. देशाच्या पंतप्रधानपदास जेवढे महत्त्व असते, त्याच धर्तीवर सहकारी संस्थेमधील सचिव या पदास महत्त्व आहे. उपविधी क्रमांक १४१ मध्ये सचिवांच्या जबाबदारीविषयी विस्तृतपणे विवेचन करण्यात आले आहे. सभासदांकडील तसेच अन्य संबंधित व्यक्तींकडून येणारी पत्रे घेण्यापासून सर्वसाधारण सभा व व्यवस्थापक समितीच्या सभेपुढे अशी पत्रे निर्णयासाठी ठेवून त्यावर निर्णय घेण्यास चालना देणे, या निर्णयानुसार इतिवृत्ते लिहिणे, तसेच रजिस्टरमध्ये नोंदवून सर्व संबंधितांना पाठविणे इत्यादी सर्वच कामे सचिवपदावरील व्यक्तीला जबाबदारीने पार पाडावयाची असतात. त्याचप्रमाणे संस्थेच्या कायद्यानुसार अनिवार्य असलेल्या सर्व नोंदवह्य़ा, सभासद संचिका, दफ्तर इत्यादी जबाबदारीच्या कामांमध्ये ज्यांचा पुढे उल्लेख करण्यात आला आहे, अशी माहिती अद्ययावत व सुस्थितीत ठेवण्याची जबाबदारी सचिवपदावरील व्यक्तीची आहे. 

ा उपविधी क्रमांक ९ व १० नुसार, ठरावीक मुदतीत व विहित पद्धतीने सभासदांना भाग दाखले देणे.

ा उपविधी क्रमांक २७ ते ३० नुसार, सभासद, सहसभासद, नाममात्र सभासद यांच्या राजीनाम्याबाबत कार्यवाही करणे.

ा उपविधी क्रमांक ३३ नुसार, नामनिर्देशन झाल्याची व ते रद्द केल्याची अथवा रद्द करून बदल केल्याची नोंद नामनिर्देशन पुस्तकात (रजिस्टरमध्ये) करणे.

ा उपविधी क्रमांक ४८ अ, १५९ नुसार संस्थेच्या मालमत्तेची पाहाणी करणे.

ा उपविधी क्रमांक ४८ ब आणि क नुसार, गाळ्यातील दुरुस्त्या करण्यासंदर्भात सभासदांना नोटिसा पाठविणे.

ा उपविधी क्रमांक ५१ ते ५६ नुसार, सभासदांना सभासद-वर्गातून काढून टाकण्याच्या प्रकरणांवर कार्यवाही करणे.

ा उपविधी क्रमांक ६१ नुसार, सभासद, सहयोगी सभासद, (असोसिएट मेंबर) व नाममात्र सभासद यांचे सभासदत्व समाप्त झाल्याच्या प्रकरणांवर कार्यवाही करणे.

ा उपविधी क्रमांक ६५ नुसार, संस्थेकडे निरनिराळ्या कारणांसाठी आलेल्या अर्जावर आवश्यक कार्यवाही व उपाययोजना करणे.

ा उपविधी क्रमांक ७० नुसार, संस्थेच्या आकारणीचा भरणा करण्याबाबत देयके तयार करून सभासदांना देणे.

ा उपविधी क्रमांक ७१ नुसार, संस्थेची आकारणी भरण्यात कसूर केल्याची प्रकरणे तपासून वसुलीची कारवाई करणे.

ा उपविधी क्रमांक ९९ नुसार, सर्वसाधारण सभेची सूचनापत्रे आणि कार्यक्रम पत्रिका सभासदांना व सर्व संबंधितांना पाठविणे.

ा उपविधी क्रमांक १०९ नुसार, सर्व सर्वसाधारण सभांच्या इतिवृत्तांच्या नोंदी रजिस्टरमध्ये करणे.

सचिवीय व्यवहार

सुव्यवस्थित व कार्यक्षम प्रशासनासाठी निर्माण केलेली कार्यालयीन यंत्रणा. या यंत्रणेतील प्रमुख व्यक्ती म्हणजे सचिव असून ते व्यापारी, शैक्षणिक, शासकीय, औदयोगिक किंवा व्यावसायिक क्षेत्रात काम करतात, त्यांना इंग्रजीत सेकेटरी  म्हणतात. ‘ सेकेटरियस ’ या लॅटिन शब्दापासून इंग्रजी ‘ सेकेटरी ’ हा शब्द आलेला आहे. सेकेटरियस या मूळ लॅटिन शब्दाचा अर्थ नोंद ठेवणारी व गोपनीय स्वरूपाची कामे करणारी लेखनप्रमाणक व्यक्ती असा आहे. पूर्वी शासनव्यवस्थेत किंवा राजे-महाराजे यांच्याकडील पत्रव्यवहार पाहणाऱ्या व्यक्तीला सचिव असे संबोधले जाई. नंतर सचिव हा शब्द सर्वसाधारणपणे इतरत्रही वापरला जाऊ लागला व आता कोणत्याही व्यवसायात अगर संस्थेत हिशोब ठेवणाऱ्या, नोंदी ठेवणाऱ्या व पत्रव्यवहार सांभाळणाऱ्या व्यक्तीला उद्देशून सचिव हा शब्द सरसकट वापरला जातो.

मराठीतील सचिव, फडणवीस अगर चिटणीस हे समानार्थी शब्द असून ‘ चिटणवीस ’ हा शब्द मूळ फार्सी आहे, तो चिट् व नवीस या दोन धातूंपासून बनलेला आहे. चिट् म्हणजे चिठ्ठी किंवा कागदाचा तुकडा व नवीस म्हणजे लिहिणारा. प्राचीन रोमन साम्राज्यात ‘ स्क्रिबा’ ही संज्ञा सामान्यत: कोणत्याही अधिकाऱ्यास विशेषत: हिशोब ठेवणाऱ्या फडणवीस किंवा सचिवाची कामे करणाऱ्यास दिली जाई. मोगल व मराठ्यांच्या दरबारातही पत्रव्यवहार सांभाळणाऱ्या व्यक्तीस फडणवीस किंवा चिटणीस (सचिव) असे म्हणत असत.

वरिष्ठ अधिकाऱ्याने संस्थेतील अगर व्यवसायातील कारकुनी व गोपनीय स्वरूपाची कामे ज्या व्यक्तीवर सोपविलेली असतात व ज्या व्यक्तीवर वरिष्ठांचा पूर्ण विश्वास असतो; अशा व्यक्तीला ‘ सचिव ’ असे म्हणता येईल. कंपनीच्या अगर संस्थेच्या संचालक किंवा कार्यकारी मंडळाने ठरविलेले धोरण व घेतलेले निर्णय यांची अंमलबजावणी करण्याचे काम सचिवाला करावे लागते. व्यवसायात पत्रव्यवहार पाहणारा, सभांच्या सूचना पाठविणारा, त्यांचे इतिवृत्त नोंदविणारा, कायदेशीर बाबींची पूर्तता करणारा व दैनंदिन प्रशासन पाहणारा अधिकारी म्हणजे सचिव. भारतीय कंपन्यांचा कायदा १९५६ नुसार "ज्या व्यक्तींची कंपनीच्या अगर संस्थेच्याप्रशासकीय कामासाठी तसेच सचिव म्हणून काम पाहण्यासाठी नियुक्ती केलेली असते, अशा व्यक्तींना सचिव असे म्हटले जाते." कंपनी कायदयातील दुरूस्तीनुसार, कंपनी कायदयाप्रमाणे करावी लागणारी कामे व इतर प्रशासकीय कामे करणाऱ्याला आणि आवश्यक ती पात्रता धारण करणाऱ्या व्यक्तीला सचिव असे म्हटले जाते. पूर्वीच्या काळी राजे - रजवाडे, उच्च्पदस्थ यांच्या शौर्याची अगर पराकमाची नोंद ठेवण्याचे काम सचिवाला करावे लागे. सचिवाचा व्यवसाय हा फार प्राचीन व जुना आहे. शासनव्यवस्थेत अनेक स्थित्यंतरे होऊन आता अनेक देशांत लोकशाही राज्यपद्धती रूढ झाली आहे. लोक आपले प्रतिनिधी निवडतात.

बहुसंख्यांनी निवडलेला प्रतिनिधी नेता पंतप्रधान/राष्ट्राध्यक्ष होतो आणि तो कार्यकारी मंडळाच्या सहकार्याने देशाचा कारभार पाहतो; परंतु अशा व्यवस्थेत कार्यक्षम अशा अधिकाऱ्यांची नेहमी गरज भासते. त्या दृष्टीने सरकारच्या निरनिराळ्या खात्यांसाठी सचिवाची, उपसचिवाची किंवा अव्वरसचिवाची नियुक्ती केली जाते. लोकनियुक्त प्रतिनिधी सतत बदलत असतात; परंतु शासनयंत्रणेत सचिव कायमस्वरूपी असल्यामुळे त्यांना अनन्यसाधारण महत्त्व असते. विदयमान समाजजीवन खूपच प्रगत व गुंतागुंतीचे झालेले आहे.

सामाजिक प्रगतीसाठी आर्थिक, शैक्षणिक, राजकीय, सहकारी व सामाजिक क्षेत्रांत अनेक संस्था स्थापन झालेल्या आहेत व होत आहेत. या संस्थांचे प्रशासन चालविण्यासाठी सचिवाची नियुक्ती करणे अपरिहार्य झालेले आहे. कार्यक्षम व कर्तव्यदक्ष सचिव ही त्या संस्थेची जमेची बाजू अगर मालमत्ता समजली जाते. सचिवाच्या महत्त्वपूर्ण भूमिकेमुळे आज तरूण पिढीला आकर्षण वाटावे, अशा प्रकारच्या सचिवाच्या पदाला मान्यता व सामाजिक प्रतिष्ठाही लाभलेली आहे.

सर्वसाधारणपणे व्यक्तिगत (खाजगी) सचिव, स्थानिक स्वराज्य संस्थेचा सचिव, नफाविरहित संस्थेचा सचिव, कामगार संघटनेचा, कंपनीचा व सहकारी संस्थेचा सचिव, असे सचिवाचे प्रकार पडतात. यांशिवाय परराष्ट्र सचिव, राष्ट्रसंघाचा सचिव, संयुक्त राष्ट्रांचा सचिव, युद्ध सचिव वगैरे अनेक प्रतिष्ठित व आंतरराष्ट्रीय स्तरांवर कार्यमग्न असणाऱ्या व्यक्ती असतात. सर्वांत अधिक प्रमाणात संयुक्त भांडवल (जॉइंट स्टॉक) कंपनीचे सचिव असून त्यांना कंपनी सचिव म्हणतात.

व्यक्तिगत किंवा खाजगी सचिव हा सर्वांत जुना प्रकार असून मोठे अधिकारी अगर मंत्री अशा सचिवांची नेमणूक करतात. मोठया अधिकाऱ्यांच्या कामाचा व्याप मोठा असल्याने पत्रव्यवहार हाताळणे, कामाचे नियोजन करणे, बैठक/सभा आयोजित करणे, संबंधितांशी व बाहेरील व्यक्तींशी भेटी ठरविणे, भेटावयाला येणाऱ्यांचे स्वागत करणे इ. कामे करण्यासाठी ते विश्र्वासू अशा सचिवांची नियुक्ती करतात. सत्तेचे विकेंद्रीकरण होण्याच्या दृष्टीने सरकारने जिल्हा परिषदा, नगरपालिका, महानगरपालिका यांसारख्या स्थानिक स्वराज्य संस्था निर्माण केल्या आहेत. या संस्थांचे प्रशासन सुयोग्य व कार्यक्षम व्हावे, यासाठी मुख्य कार्यकारी अधिकारी नेमलेला असतो. त्याला सचिवाचीच कामे करावी लागतात.

स्थानिक स्वराज्य संस्थांच्या कायदयानुसार त्यांच्यावर सोपविलेली सर्व कामे करावी लागतात व त्याचबरोबर संस्थेचे पदाधिकारी, कर्मचारी व लाभार्थी यांच्यामधील एक दुवा म्हणून त्याला महत्त्वाची भूमिका पार पाडावी लागते. सामाजिक हिताला प्राधान्य देणाऱ्या किंवा नफ्यासाठी नसलेल्या कल्याणकारी संस्थांचे महत्त्व दिवसेंदिवस वाढत आहे. त्यांमध्ये शैक्षणिक, धार्मिक, सामाजिक संस्थांचा समावेश होतो. या संस्थांचे व्यवस्थापन समिती किंवा विश्वस्तांमार्फत होत असते. व्यवस्थापन समितीला आणि विश्र्वस्तांना प्रशासनामध्ये मदत करण्यासाठी सचिवाची नेमणूक केली जाते. अर्थदृष्टया कमकुवत असलेल्या व्यक्ती एकत्र येऊन स्वत:च्या आर्थिक प्रगतीसाठी समानतेच्या भूमिकेतून सहकारी संस्थांची स्थापना करतात.

सहकारी उत्पादन संस्था, सहकारी गाहक संस्था, पतसंस्था, गृहनिर्माण संस्था, बँका यांसारखे सहकारी संघटनांचे प्रकार दिसून येतात. या संस्थांचे व्यवस्थापन हे व्यवस्थापन समितीमार्फत होत असले, तरी त्यांचे दैनंदिन प्रशासन पाहण्यासाठी सचिवाची नियुक्ती आवश्यक ठरते. सहकारी संस्थांच्या कायद्यामध्ये तसेच पोटनियमांमध्ये चिटणीसाची कार्ये व जबाबदाऱ्या यांसंबधी तरतूद करण्यात आलेली आहे. भांडवलशाही अर्थव्यवस्थेत कामगार आपल्या संघटना स्थापन करतात व त्यांचे प्रशासकीय कामकाज पाहण्यासाठी सचिवाची नेमणूक केली जाते. कंपनीचा सचिव हा सचिवाचा अतिशय महत्त्वाचा प्रकार मानला जातो. वस्तूंचे व सेवांचे मोठया प्रमाणावर उत्पादन व वितरण करण्यासाठी १९५६ च्या कायदयानुसार कंपन्यांची स्थापना करण्यात येते. कंपनीचा कारभार जरी संचालक मंडळामार्फत चालत असला, तरी दैनंदिन प्रशासनाचे काम पाहण्यासाठी सचिवांची नेमणूक करणे आवश्यक व सक्तीचे असते.

कंपनी कायदयानुसार विशिष्ट पात्रता धारण करणारा, तो पूर्णवेळ असा नोकर किंवा अधिकारी असतो. प्रामुख्याने सचिवाला संचालक मंडळाचा प्रतिनिधी, कंपनीचा व्यवस्थापक व कंपनीचा नोंदणी अधिकारी (निबंधक) अशी तिहेरी भूमिका वठवावी लागते. कंपनीच्या संचालक मंडळाचा प्रतिनिधी या नात्याने मंडळाने घेतलेल्या निर्णयांची अंमलबजावणी करावी लागते. कंपनीचा व्यवस्थापक म्हणून नियोजन, संघटन, समन्वय, निर्देशन व नियंत्रण ही कामे त्याला करावी लागतात.

कंपनीचा निबंधक या नात्याने सर्व महत्त्वाच्या कागदपत्रांच्या नोंदी ठेवणे, सभा बोलविणे, सभांच्या नोंदी लिहिणे, महत्त्वाची पत्रके व अहवाल कंपन्यांच्या निबंधकांकडे पाठविणे व सर्व संबंधितांशी पत्रव्यवहार करणे अशा स्वरूपाची कामे त्याला करावी लागतात. कंपनी कायदयातील तरतुदींचे पालन होत आहे किंवा नाही, हे पाहण्याची प्रमुख जबाबदारी सचिवाची असते. त्याच्यावर सोपविलेली विविध प्रकारची कामे व्यवस्थितपणे पार पाडण्यासाठी सचिवाजवळ आवश्यक ते बौद्धीक व शारीरिक गुण असणे आवश्यक असते.

सामान्यपणे चांगले व्यक्तिमत्त्व, कामावरील निष्ठा, अचूकपणा, नियमितपणा, विनमता, स्वयंनियंत्रण, शिस्त, दूरदृष्टी व कल्पकता,कौशल्य, निर्णयक्षमता, कष्टाळूपणा, विवेकबुद्धी, उपकमशीलता व सर्जनशीलता, चांगले आरोग्य, समायोजकता, नीतिमत्ता, साहसी वृत्ती, प्रामाणिकपणा इ. गुण त्याच्या अंगी असले पाहिजेत. त्याचबरोबर आवश्यक ती शैक्षणिक पात्रता, व्यावसायिक पात्रता, नेतृत्वगुण, सामान्यज्ञान, व्यवस्थापन कौशल्य, कायदयाचे ज्ञान, सभासंबंधीचे संकेत, नियम व ज्ञान तसेच विविध सामाजिक गटांत वावरण्याचे कौशल्य अशा व्यक्तीकडे असावे लागते.