चिटणीसाची कार्यपद्धती

चिटणीस हा कोणत्याही संस्थेचा किंवा कंपनीचा एक महत्त्वाचा कार्यकारी अधिकारी असतो. तो संस्थेचे कायदेशीर, प्रशासकीय आणि नियामक कामकाज सांभाळतो. त्याची कार्यपद्धती संस्थेच्या प्रकारानुसार (उदा. सार्वजनिक कंपनी, सहकारी संस्था, सरकारी विभाग) वेगवेगळी असली तरी, काही सामान्य आणि मूलभूत कार्ये व प्रक्रिया खालीलप्रमाणे आहेत:

1. कायदेशीर आणि वैधानिक अनुपालन (Legal and Statutory Compliance):

• संस्थेवर लागू होणारे कायदे, नियम आणि नियमावली (उदा. कंपनी कायदा, सेबी नियम, सहकारी संस्था कायदा) यांचे पालन केले जात असल्याची खात्री करणे.
• संबंधित सरकारी प्राधिकरणाकडे (उदा. कंपनी निबंधक) आवश्यक विवरणपत्रे, अहवाल आणि फॉर्म्स वेळेवर दाखल करणे.
• संस्थेच्या सर्व वैधानिक नोंदवह्या (Statutory Registers) व्यवस्थित आणि अद्ययावत ठेवणे.

2. सभांचे व्यवस्थापन (Management of Meetings):

चिटणीसाच्या कामाचा हा एक अत्यंत महत्त्वाचा भाग आहे.

• सभापूर्व कार्ये (Pre-Meeting Functions):
  • सभेची सूचना (Notice) तयार करणे आणि ती संबंधित सदस्यांना किंवा भागधारकांना निर्धारित वेळेत पाठवणे.
  • सभेची विषयपत्रिका (Agenda) तयार करणे.
  • सभेसाठी आवश्यक असलेले सर्व कागदपत्रे, अहवाल आणि माहिती सदस्यांना उपलब्ध करून देणे.
  • सभेसाठी जागा, वेळ आणि इतर आवश्यक सुविधांची व्यवस्था करणे.
• सभेदरम्यानची कार्ये (During-Meeting Functions):
  • सभेला पुरेसा गणसंख्या (Quorum) आहे की नाही हे तपासणे.
  • अध्यक्ष, संचालक आणि सदस्यांना सभेच्या नियमांविषयी आणि कायदेशीर बाबींविषयी मार्गदर्शन करणे.
  • सभेतील चर्चा, घेण्यात आलेले निर्णय आणि मंजूर झालेले ठराव यांची अचूक नोंद घेणे (Minutes).
• सभेनंतरची कार्ये (Post-Meeting Functions):
  • सभेचे इतिवृत्त (Minutes) तयार करणे, ते अनुमोदनासाठी सादर करणे आणि त्याची योग्य नोंद ठेवणे.
  • सभेत घेतलेल्या निर्णयांची अंमलबजावणी सुनिश्चित करणे आणि संबंधित विभागांना कळवणे.
  • ठरावांची नोंद घेणे आणि त्याची अंमलबजावणी करणे.

3. पत्रव्यवहार (Correspondence):

• संस्थेचे भागधारक, संचालक मंडळ, सरकार, बँका,