विषय हा पत्राचा महत्वाचा भाग आहे. त्यामुळे विषय संक्षिप्त आणि नेमका असावा. तुमचा पत्रव्यवहार कोणत्या संदर्भात आहे, हे विषयावरून स्पष्ट झाले पाहिजे.

पत्राची भाषा ही नम्र आणि आदरयुक्त असावी. भाषा सोपी असावी, जेणेकरून वाचायला आणि समजायला सोपी जाईल. क्लिष्ट वाक्ये टाळावी.

पत्राची सुरुवात योग्य अभिवादनाने करावी, जसे की 'आदरणीय महोदय/महोदया'.

पत्राच्या पहिल्या परिच्छेदात, पत्र लिहिण्याचे कारण स्पष्ट करा.

दुसऱ्या परिच्छेदात, आपल्या समस्या किंवा मागणीबद्दल सविस्तर माहिती द्या. आवश्यक कागदपत्रे जोडा.

अखेरीस, केलेल्या मदतीसाठी आभार माना आणि तुमच्या उत्तराची अपेक्षा व्यक्त करा.

पत्राचा शेवट ‘आपला/आपली विश्वासू’ अशा शब्दांनी करा.

आपले नाव, पत्ता आणि संपर्क क्रमांक लिहा.

पत्र तुम्ही पोस्टाने पाठवू शकता किंवा मंत्रालयाच्या संबंधित विभागाच्या कार्यालयात जमा करू शकता. काही मंत्रालये ऑनलाइन पत्रव्यवहाराची सुविधा देतात, त्यामुळे तुम्ही त्यांच्या वेबसाइटवर जाऊन ऑनलाइन अर्ज करू शकता.

तुम्ही पाठवलेल्या पत्राची एक प्रत आपल्याकडे ठेवा.

पत्राचा पाठपुरावा करा.

उदाहरण देण्यासाठी, तुम्ही महाराष्ट्र शासनाच्या सामान्य प्रशासन विभागाच्या संकेतस्थळाला भेट देऊ शकता: महाराष्ट्र शासन सामान्य प्रशासन विभाग