स्पष्टता: पत्रातील भाषा सोपी आणि स्पष्ट असावी. क्लिष्ट वाक्यरचना टाळावी.

संक्षिप्तता: पत्र कमी शब्दात मुद्दे मांडणारे असावे. अनावश्यक तपशील टाळावा.

शुद्धता: व्याकरण आणि स्पेलिंगची तपासणी करावी.

शिष्टता: आदराने भाषा वापरावी.

परिपूर्णता: पत्रात आवश्यक सर्व माहिती असावी.

सकारात्मकता: सकारात्मक दृष्टिकोन ठेवावा.

प्रामाणिकपणा: माहिती खरी असावी.

उद्देशपूर्णता: पत्राचा उद्देश स्पष्ट असावा.

वाचकाभिमुखता: वाचकाला केंद्रस्थानी ठेवून पत्र लिहावे.