ग्रामपंचायत शिपाई पदभरतीचा पेपर सामान्यतः जिल्हा परिषद (Zilla Parishad) किंवा जिल्हा परिषदेने या कामासाठी नियुक्त केलेली समिती तयार करते.

जिल्हा परिषदेचे मुख्य कार्यकारी अधिकारी (Chief Executive Officer) यांच्या मार्गदर्शनाखाली ही प्रक्रिया पार पडते. काहीवेळा, पारदर्शकतेसाठी आणि कार्यक्षमतेसाठी, जिल्हा प्रशासन एखाद्या बाह्य संस्थेकडून (external agency) देखील प्रश्नपत्रिका तयार करून घेऊ शकते, परंतु अंतिम जबाबदारी जिल्हा परिषद प्रशासनाचीच असते.