सचिव

चिटणीसाचे (Secretary) दोन प्रकार खालीलप्रमाणे आहेत:

1. खाजगी चिटणीस (Private Secretary):

   हा सचिव एखाद्या विशिष्ट व्यक्तीच्या, विशेषत: उच्चपदस्थ अधिकारी किंवा व्यावसायिक व्यक्तीच्या व्यक्तिगत कामांसाठी नियुक्त केला जातो.

   • उदाहरण: एखाद्या कंपनीच्या अध्यक्षांचा खाजगी सचिव.
2. कंपनी सचिव (Company Secretary):

   कंपनी कायद्यानुसार, कंपनी सचिव हा कंपनीचा एक महत्त्वाचा अधिकारी असतो. त्याची नियुक्ती कंपनीच्या कायदेशीर आणि प्रशासकीय कामांसाठी केली जाते.

   • उदाहरण: सार्वजनिक कंपनीचा सचिव.

हे दोन मुख्य प्रकार आहेत आणि त्यांच्या कामांची जबाबदारी वेगवेगळी असते.

चिटणिसची वैशिष्ट्ये खालीलप्रमाणे आहेत.

(i) चिटणिस हा नेहमीच एक व्यक्ती असतो आणि कॉर्पोरेट संस्था किंवा इतर संस्था नाही.

 (ii) चिटणिस, व्यक्ती, सार्वजनिक संस्था, संस्था, संयुक्त स्टॉक कंपनी किंवा सहकारी संस्थेद्वारे नियुक्त केले जाऊ शकते. तो त्याच्या मालकाचा (एक व्यक्ती किंवा शरीर) कर्मचारी म्हणून काम करतो. तो अर्धवेळ किंवा पूर्णवेळ आधारावर काम करू शकतो. (iii) तो गोपनीय लेखक म्हणून काम करतो. तो त्याच्या नियोक्ता किंवा नियुक्ती प्राधिकरणाच्या गुप्त आणि गोपनीय माहितीचा संरक्षक आहे. (

(iv) चिटणिस विविध कर्तव्ये पार पाडावी लागतात. ऑफिस प्रशासन, पत्रव्यवहार, रेकॉर्ड ठेवणे, जनसंपर्क, वैधानिक कर्तव्ये आणि त्याच्या नियोक्त्याने केलेल्या उपक्रमांच्या प्रकारानुसार इतर कर्तव्ये.

(v) चिटणिस हा त्याच्या बॉसचा कर्मचारी (नोकर) असतो. तरीही, तो कार्यालयीन प्रशासन आणि व्यवस्थापनात प्रभावी स्थान व्यापतो. मात्र, त्याला स्वतंत्र निर्णय घेण्याची परवानगी नाही. त्याला फक्त त्याच्या वरिष्ठांनी घेतलेले निर्णय अमलात आणणे किंवा अंमलात आणायचे आहे.

(vi) प्रत्येक चिटणिसकडे विशिष्ट पात्रता आणि गुण असणे आवश्यक आहे. पात्रतेमध्ये शैक्षणिक, व्यावसायिक आणि प्रशिक्षण समाविष्ट आहे. काही सचिवांना कायद्याने विहित केलेल्या पात्रता असणे आवश्यक आहे (जसे कंपनी सचिव). सेक्रेटरीला त्याच्या कामात यशस्वी होण्यासाठी स्वतःमध्ये काही चांगले गुण विकसित करण्याची आवश्यकता असते.

(vii) चिटणिसला त्याच्या सेवांसाठी मोबदला दिला जातो. एक पर्सनल सेक्रेटरी, कंपनी सेक्रेटरीला नियमित पगार मिळतो, तर सहकारी सोसायटीचे सेक्रेटरी, नॉन-प्रॉफिट असोसिएशनचे मानद तत्वावर काम करतात.

(viii) दोन प्रकारचे सचिव आहेत - वैयक्तिक आणि संस्थात्मक म्हणजे कंपनी, सहकारी संस्था, क्लब इ.

(ix) चिटणिसला वैधानिक कर्तव्ये पार पाडावी लागतात. वैधानिक कर्तव्ये अशी आहेत जी विशिष्ट कायदा (किंवा कायदा) अंतर्गत करणे आवश्यक आहे. संयुक्त स्टॉक कंपनीचे सचिव, सहकारी संस्थेला मोठ्या प्रमाणावर वैधानिक कर्तव्ये पार पाडावी लागतात.

चिटणीस (Secretary) ही संकल्पना अनेक संदर्भांमध्ये वापरली जाते. त्यामुळे वेगवेगळ्या ठिकाणी तिचा अर्थ बदलू शकतो. खाली काही सामान्य अर्थ आणि उपयोग दिले आहेत:

1. कंपनी चिटणीस (Company Secretary):

   • कंपनी चिटणीस हा कंपनीचा एक महत्त्वाचा अधिकारी असतो.
   • तो कंपनीच्या कायद्यांचे पालन करतो आणि कंपनीच्या व्यवस्थापनात मदत करतो.
   • कंपनीच्या बैठका आयोजित करणे, नोंदी ठेवणे आणि भागधारकांशी (shareholders) संवाद साधणे ही त्याची कामे आहेत.

2. खाजगी सचिव (Personal Secretary):

   • खाजगी सचिव एखाद्या व्यक्तीला त्याच्या दैनंदिन कामात मदत करतो.
   • पत्रव्यवहार करणे, भेटींचे नियोजन करणे आणि इतर व्यवस्थापकीय कामे करणे ही त्याची जबाबदारी असते.

3. संघटना/संस्थेचा चिटणीस (Organization/Institution Secretary):

   • हा व्यक्ती संस्थेच्या व्यवस्थापनात मदत करतो.
   • संस्थेच्या बैठका, कार्यक्रम आयोजित करणे आणि संस्थेचे रेकॉर्ड ठेवणे ही त्याची कामे आहेत.

चिटणीसाची मुख्य कामे:

• पत्रव्यवहार करणे
• बैठका आयोजित करणे आणि इतिवृत्त (minutes) तयार करणे
• नोंदी ठेवणे आणि व्यवस्थापन करणे
• कायद्यांचे आणि नियमांचे पालन करणे

चिटणीस हा त्याच्या संस्थेसाठी किंवा व्यक्तीसाठी अत्यंत महत्त्वाचा असतो आणि तो व्यवस्थापनात महत्त्वाची भूमिका बजावतो.

चिटणीसाच्या अंगी असणारे गुण खालीलप्रमाणे:

हे काही गुण आहेत जे एका चिटणीसामध्ये असणे आवश्यक आहे. या गुणांच्या आधारावर, एक चिटणीस संस्थेसाठी प्रभावीपणे काम करू शकतो.

चिटणीसाची काही वैशिष्ट्ये खालीलप्रमाणे:

1. संघटन कौशल्ये: चिटणीसामध्ये उत्कृष्ट संघटन कौशल्ये असणे आवश्यक आहे. त्याला बैठका, कागदपत्रे आणि इतर महत्वाच्या कामांची व्यवस्था लावता आली पाहिजे.
2. संप्रेषण कौशल्ये: प्रभावीपणे संवाद साधण्याची क्षमता आवश्यक आहे. लोकांना माहिती देणे, त्यांचे प्रश्न हाताळणे आणि महत्वाच्या विषयांवर चर्चा करणे हे त्याचे काम आहे.
3. गोपनीयता: चिटणीसाला संस्थेच्या गोपनीय माहितीचे रक्षण करावे लागते. कोणत्याही संवेदनशील माहितीची गोपनीयता राखणे त्याचे कर्तव्य आहे.
4. वेळेचे व्यवस्थापन: वेळेवर काम पूर्ण करण्याची क्षमता असावी. त्याला वेगवेगळ्या कामांना प्राधान्य देणे आणि डेडलाईन पाळणे जमले पाहिजे.